REGLES DES SWAPS : ORGANISATRICES

Création du swap:


- Seules peuvent créer un swap les membres du forum ayant déjà participé à 2 swaps ou ayant participé à 1 swap et été marraine d’un autre.

- Les thèmes des swaps sont libres mais doivent contenir au moins un produit de beauté car c’est l’objet de ce forum (d’autres forums de swap existent pour celles qui voudraient faire des swaps en dehors de toute référence à la beauté).

- Aussi contradictoire que cela puisse paraitre, afin que les membres qui aiment les swaps puissent en faire plus, il semble logique de les espacer dans le temps. Ainsi, merci d’éviter de lancer plein de swaps en même temps comme ça a été le cas il y a quelques mois.

- Il a été envisagé de mettre une règle du maximum concernant les swaps « en cours ». Cependant certaines aiment prendre leur temps. Il n’est pas juste de les presser, mais pas non plus de bloquer la création d’autres swaps. Ainsi, il sera demandé aux organisatrices de ne pas lancer leurs swaps d’elle-mêmes mais de demander l’autorisation. Cette autorisation ne concerne pas l’idée du swap, même si des conseils pourront être donnés, mais elle concernera notamment la date de lancement.

- Vous vous engagez à mettre à jour le titre de votre swap en fonction de son avancement. Quand celui-ci passe dans la partie « en cours », vous devez indiquer les étapes suivantes « inscriptions », « préparation », et « Envoi en cours … 10/16 » (le 10/16 indiquant par exemple que sur 16 participantes 10 colis ont été reçus… cela permettra aux membres de la team de savoir plus facilement où en est votre swap

- Dans votre premier post, vous devrez indiquer au minimum :

• Le thème du swap, le développer, l’expliquer, pour donner envie aux participantes de venir vous rejoindre.
• Un lien vers  cette page qui contient les règles obligatoires de tout swap.
• Un lien vers la page des marraines pour les nouvelles.
• Un lien vers les règles pour les participantes
• Des règles et conditions supplémentaires, propres à votre swap s’il y en a.
• Le nombre minimum de produit à inclure, par catégorie de produits et au total.
• Ce qui est inclus ou non dans le budget (frais de port, bonus etc.).
• Nombre de participantes maximum.






Les inscriptions:

- Les inscrites doivent être publiées dans le premier post.  Les inscriptions ne sont comptabilisées que lorsque que la participante vous a renvoyé son questionnaire.

- Le questionnaire est essentiellement libre, il dépend du thème de votre swap, mais pensez à le développer au maximum. Les anciennes organisatrices peuvent vous aider. Votre questionnaire doit contenir au minimum ces questions :

• Nom, prénom, pseudo, adresse mail, adresse postale
• Budget (au stade de l’envoi du questionnaire, il peut s’agir d’une fourchette, mais au moment de la création des binômes, il faut qu’il y ait un accord sur un montant fixe)
• Avez-vous déjà effectué un swap ici ? Si oui lequel ? Si non, quel est la marraine de swap que vous avez choisi ? Liste ici : lien (la marraine est obligatoire pour tout membre n’ayant pas déjà participé à un swap)

- Création des binômes : Le premier critère de création des binômes doit être le budget, et ensuite seulement le profil. Dans la mesure du possible, il faut éviter de mettre ensemble deux personnes n’ayant jamais participé à un swap. Ainsi, la marraine de la nouvelle participante sera automatiquement attribuée à l’autre participante. La marraine pourra non seulement conseillée la nouvelle participante sur ces choix mais vérifier « l’équilibre du swap », cela rassurera la nouvelle comme l’ancienne swapette.

- A la fin des inscriptions, vous devez publier en première page les binômes, la marraine du binôme (qui sera la même pour les deux membres), ainsi que la personne qui devra envoyer son colis en premier (celle des deux n’ayant jamais fait de swap, ou à défaut la participante la plus récente sur le forum).

- Vous envoyez ensuite les questionnaires aux binômes, ET à la marraine concernée.









Préparation des colis :

- Les participantes doivent vous donner des nouvelles régulièrement, à défaut vous devez les contacter pour en demander. En cas de non réponse, n’hésitez pas à contacter le binôme ou la marraine afin de savoir si elles ont eu des nouvelles. Si personne n’en a eu, n’oubliez pas de le signaler à un membre de l’équipe.

- En cas de problème urgent nécessitant plus de visibilité (recherche d’un membre suite à désistement, ou pour arriver à un nombre pair lors des inscriptions etc.), vous êtes autorisée à mettre un message dans la partie « discussions générales ». Là encore, lorsque le problème est réglé, veuillez contacter un membre de l’équipe pour qu’il fusionne ce message avec votre swap.

- La zen attitude est de mise. N’oubliez pas qu’un swap est un moment de plaisir. Certes, vous avez créé un swap, avec un thème, et des produits minimums et vous aimeriez que tout cela soit respecté. Cependant vous devez aussi accepter le fait qu’une fois trouvés les produits minimums inclus dans les swaps, les membres se sentent plus libres de sortir du thème pour les produits en plus et les bonus. Ce swap est aussi le leur et ils doivent rester libres dans ce qu’ils veulent envoyer.







Phase d’envoi :

- Parce que beaucoup aiment prendre leur temps et sont en retard. Prévoyez des délais assez larges. Les membres seront autorisés à les dépassés mais il est de votre responsabilité de suivre quand même leur avancée dans le swap. En conséquence de cette liberté concernant les délais, la règle du maximum du swap n’est plus appropriée, cependant afin qu’il n’y ait pas trop de swaps qui battent leur plein en même temps, il est très important de tenir l’équipe de l’arrivée des colis en mettant dans le titre le nombre de colis déjà arrivés.
N'oubliez pas tout de même, d'envoyer un MP à u2pop quand le swap est fini de chez fini (colis réceptionnés + photos et descriptifs faits)

Nous vous rappelons que les swaps sont sous la responsabilité de leurs créatrices et non celles de l’équipe du forum. L’équipe est présente pour l’organisation de cette section, le respect des règles, et étudier les cas des personnes malhonnêtes quant à leur présence sur le reste du forum, mais il vous appartient de vous assurer du bon déroulement de votre swap.

Je réfléchis actuellement à la possibilité d'ouvrir une section qui ne serait ouverte qu'aux organisatrices et marraines afin que celles-ci puisse discuter ensemble et créer une entraide, voire décider ensemble des thèmes et opportunités d'un nouveau swap. Les nouvelles organisatrices pourraient en demander l'accès au fur et à mesure. Idée encore en réflexion.

En parlant de réflexion, ces règles ne sont pas exhaustives, ni parfaites, j'en conviens, je laisse donc ouvert le groupe d'idées.

Merci à toutes et bons swaps !!!